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Como manter a rotina fiscal eficiente, mesmo em Home Office?

DATA: 24/03/2020

O mundo inteiro está passando por uma situação complicada no momento, que é a propagação do coronavírus, e, portanto, é necessário adaptar toda a rotina para ficar em casa de modo a evitar contato e pontos de aglomeração de pessoas.

Pensando nisso, várias empresas estão atuando em home office, para que o funcionamento da economia continue, sem oferecer riscos aos funcionários. Mas quando se coloca isso em prática, alguns problemas podem surgir. Afinal, como manter a rotina fiscal da sua contabilidade eficiente, mesmo em home office?

Veja a seguir como a sua rotina pode continuar produtiva, mesmo sem o suporte do escritório contábil, e medidas a serem tomadas para recuperar documentos fiscais de seus clientes dos últimos 90 dias.

Principais problemas quando se fala em Home Office

Trabalhar home office, na teoria, parece ser a solução perfeita, mas na prática, sabemos que nem sempre é assim. É preciso ter um local reservado e silencioso, o que pode ser um primeiro obstáculo.

Passando a dificuldade para achar um local silencioso, vem a principal dificuldade: os arquivos dos clientes! Muitas empresas e escritórios contábeis ainda não aderem ao armazenamento em nuvem de Documentos Fiscais, e isso pode comprometer o serviço prestado.

Além disso, os clientes, que também estão trabalhando em casa, podem ter dificuldade em acessar seus próprios arquivos para enviar, e o risco de algo ser deixado pelo caminho aumenta muito. Então, como resolver de vez essa situação?

Como manter a rotina fiscal em tempos de home office?

Em primeiro lugar, para que nada seja afetado, é necessário que documentos importantes sejam sempre upados para a nuvem, onde é possível acessá-los de qualquer lugar sem problemas. Porém, se não for dada a devida atenção à organização desses documentos, eles podem ser extraviados, então, a primeira dica é: mantenha uma gestão em nuvem centralizada e organizada. Veja como:

Garanta a organização dos documentos fiscais

Uma vez que os documentos fiscais estejam na nuvem, o acesso pode ser feito de qualquer lugar e a qualquer momento. Para isso, você pode organizar os arquivos por:

  • cliente ou fornecedor;
  • mês;
  • tipo de arquivo (Notas Fiscais, guias, etc.)

Isso pode ser feito até mesmo no Google Drive, desde que se esteja atento ao recebimento e guarda dos arquivos no local correto. O ideal para guardar NFes, NFSes e CTes dos clientes é contar com uma solução em nuvem que já faz o armazenamento e gestão inteligente dos arquivos.

Receba todos os arquivos XML de forma automática

Depender do envio de arquivos XML por parte dos clientes é muito complicado, afinal, eles também estão passando por situações estressantes e podem acabar deixando esse tipo de tarefa para última hora.

Possuir um software que faz recebimento automático de NFe, NFSe e CTe emitidos contra os clientes, direto da SEFAZ e Prefeituras, é indispensável nos dias de hoje, ainda mais quando se fala em trabalhar home office.

Nosso parceiro ConexãoNF-e já é especialista nestes processos, com o software deles você consegue tanto receber os documentos fiscais de todos os clientes de forma instantânea, quanto criar fluxos de trabalho utilizando marcadores inteligentes. Para ajudar as empresas e contabilidades neste momento difícil, eles estão liberando 20 dias de teste grátis na ferramenta, se quiser conferir basta clicar aqui.

Recupere os documentos fiscais de seus clientes dos últimos 90 dias

Como já citamos, os clientes da sua contabilidade também podem estar passando por um processo difícil de adaptação, então, para que ele não precise se preocupar com o envio de documentos fiscais eletrônicos, conte com uma solução como a da ConexãoNF-e, que recupera os arquivos XML emitidos contra os clientes nos últimos 90 dias.

Fique de olho no Calendário Fiscal

Se manter atualizado sobre as obrigações fiscais sempre é muito importante, pois muitas obrigatoriedades podem ter mudanças de cronograma e imprevistos, tornando necessário se atualizar todos os meses sobre o que está acontecendo. Por isso, é essencial possuir um Calendário Fiscal atualizado todos os meses.

Para não perder nenhuma obrigação ou ficar a mercê de pesquisas em vários sites, você pode receber o calendário fiscal com as obrigações federais todo mês na sua caixa de entrada. Clique aqui e confira.

Utilize a tecnologia à favor dos processos

São vários os softwares contábeis e em nuvem que podem ser adquiridos por seu escritório contábil, para garantir o total funcionamento das atividades, independente do local de trabalho. Entre as funções que podem ser exercidas por estes softwares estão:

  • recebimento automático de Documentos Fiscais;
  • armazenamento de NF-e, NFC-e e CT-e emitidos;
  • apuração de impostos e encargos;
  • apoio à atividades de consultoria;
  • possibilidade de baixar arquivos XML em lote para fechamento de mês;
  • integração com outros softwares, sistemas e ERPs.

É importante frisar este último tópico, pois, não adianta investir em várias ferramentas diferentes se elas não conseguem interagir entre si. É necessário manter a calma e avaliar quais são as ferramentas mais adequadas e que tem integração umas com as outras.

Incentive o uso da tecnologia também aos seus clientes

Como contador, um dos serviços que podem ser prestados é a consultoria em gestão e inteligência de negócio aos clientes. Nesse sentido, orientar seus clientes sobre boas práticas de organização da rotina fiscal também é importante para que a comunicação entre escritório contábil e cliente seja mais agradável e produtiva.

Incentive seus clientes a adotarem melhores práticas de gestão e usarem a tecnologia em nuvem para garantir a segurança fiscal de documentos e evitar autuações do Fisco. Por exemplo: muitos podem ainda não ter conhecimento de que o Arquivo XML de Nota Fiscal deve ser armazenado por no mínimo 5 anos, nesse sentido você pode orientar sobre como guardar esse documento em nuvem, ou mesmo oferecer esse serviço extra.

Mais sobre a ConexãoNF-e

A ConexãoNF-e atende mais de 4.500 empresas por todo o Brasil, entre eles, escritórios de contabilidade que buscam praticidade e eficiência, com o recebimento automático e gestão centralizada de documentos fiscais de seus clientes. Com o sistema da ConexãoNF-e também é possível imprimir DANFe e DACTe a qualquer momento, baixar arquivos XML em lote para fechamento de mês, gerar relatórios personalizados para apuração de impostos, entre outros. Para resgatar seu período de teste grátis estendido para 20 dias, clique aqui.

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